Custos do transporte escolar: quais são e a importância do valor per capita dos alunos.

Quais os custos do transporte escolar municipal? São muitas as variáveis que devem ser levadas em consideração na hora de fazer esse cálculo com precisão. Abaixo detalharemos esses indicadores para poder auxiliar os profissionais ou os gestores que estão iniciando nessa área.

Para iniciar essa jornada, será preciso fazer o levantamento das informações mais básicas, tais como: número de dias letivos no ano (geralmente 200), número de meses que o transporte estará em atividade (normalmente 10), média de dias letivos por mês (entre 20 e 22) e a quilometragem total que será percorrida. (essa, possui uma variação em cada rota, podendo oscilar entre 5km e mais 100km por dia, de acordo com o porte do município).

Além desse conceito básico inicial, é necessário saber qual a quantidade de alunos que serão transportados em cada turno (manhã, tarde, noite), qual a distância exata de cada rota, a velocidade média viável, o tempo para que cada trajeto seja percorrido e, também, o tipo de veículo (se adaptados aos portadores de necessidades especiais ou não, bem como seu tamanho e quantidade de lugares) mais adequado para suprir cada demanda.

Só depois de ter esses indicadores primários, será possível iniciar os cálculos sobre os custos em cada rota, o consumo dos veículos e o investimento per capita nos alunos. Tendo domínio sobre todos esses "pontos de escoamento financeiro", talvez, você não tenha necessidade de sair por aí quebrando todos os porquinhos que encontrar pela frente.

Esses valores, assim como em qualquer outro negócio, estão divididos entre os custos fixos e os custos variáveis. Abaixo, será abordado cada um deles.

Custos Fixos

Para determinar o custo fixo, deve-se saber e levar em conta o custo de cada veículo (o ideal é utilizar a referência da tabela FIPE), pois é sobre esse valor que serão contabilizados os fatores sobre a sua depreciação. Outro ponto que deverá entrar na lista é o ano de fabricação e as faixas de idade ou idade média da frota para determinar o fator de remuneração anual.

Nos custos fixos, entrarão todas as despesas com pessoal, onde serão contabilizados os salários dos motoristas (esses podem ser diferentes de acordo com o tipo de veículo - em alguns casos, condutores de veículos pesados, chegam a receber até 50% a mais do que os de veículos leves), dos monitores, dos administrativos e todos os encargos sociais que irão incidir sobre essas remunerações.

De acordo com o estado ou município, pode haver alguma diferença em relação a esses tributos, mas no geral esses encargos sociais são: INSS, Senat, Incra, FGTS, Sat (seguro acidente de trabalho), Salário Educação, Sebrae, férias, adicionais de férias, 13º salário) e mais todas os encargos, novamente, que incidem sobre esses últimos (férias e 13º salário). Considerando tudo isso, a variação, sobre a remuneração base, pode ficar entre 60% e 80%.

Considerando apenas os salários, numa escala anual, a conta já começa a ficar pesada, mas ainda falta muito!

É necessário contabilizar, no custo fixo, todas as taxas correspondentes aos veículos: IPVA (cerca de 1% sobre o valor do veículo), DPVAT, licenciamento, vistoria, renovação, vistoria em tacógrafo, assessoria contábil e seguros. Algumas dessas taxas sofrem variação de acordo com tipo de veículo e podem ser até 45% mais caras nos veículos pesados.

Outro ponto que deve ser acrescido a lista dos custos fixos, está relacionado ao controle e monitoramento, aqui entram as despesas com o uso dos tacógrafos e podem evoluir, de acordo com o município, para sistemas com rastreadores ou softwares de gestão mais completos (como o da Frotus Sistemas, por exemplo) que podem ajudar a tonar toda essa operação mais fácil e eficaz.

Custos Variáveis

Agora que já foram abordados os custos fixos mais comuns, serão apontados os custos variáveis, iniciando pelo custo com os combustíveis (diesel, gasolina ou álcool). Não será aprofundado aqui o uso de GNV, pois sua utilização ainda não é adotada em larga escala pelos municípios, mas, se na sua cidade é utilizado, você terá que colocar na conta todo o custo de instalação e o preço dos equipamentos.

Para ser bem assertivo em relação ao gasto real com os combustíveis, é importante estar sempre atualizado em relação ao valor por litro (R$/litro) e saber quantos quilômetros por litro (Km/litros) cada veículo usa para percorrer uma determinada distância, em cada rota, uma vez que, esse consumo poderá ser diferente em estradas pavimentadas, não pavimentadas, em cidades com lombas acentuadas ou ambientes planos. Não dá para se basear apenas o no que está escrito no manual.

Essa mesma base de conhecimento (R$/litro) e (Km/litros) deve ser aplicada também em relação ao custo dos óleos e lubrificantes. É sabido que veículos leves possuem uma autonomia maior em relação aos veículos pesados. Essa diferença pode ser até 40% menor. Com todos esses indicadores, já será possível iniciar o levantamento do custo de rodagem de cada veículo.

No entanto, para estabelecer o custo de rodagem final, além do que foi apresentado acima, será necessário levar em consideração outros fatores: a vida útil estimada de cada veículo, o preço médio de cada pneu, da câmara, do protetor e da recapagem. A variação entre o preço dos pneus em um veículo leve e um pesado pode ser superior a 400%.

Com isso, chega-se a outro fator: o custo da manutenção. Para abordar esse tema, é apropriado separar na frota os veículos novos daqueles que já estão em uso. Nesse caso, você precisa considerar o custo dos veículos "zero km" e depois estimar a média de rodagem até as suas manutenções preventivas.

Em relação as manutenções, será necessário registrar o custo das peças e acessórios que serão substituídos e o custo dos serviços. Esses serão automaticamente acrescidos se o trabalho for feito por uma autorizada ou terão de ser considerados pela prefeitura (lá no custo fixo - despesa com pessoal) no caso de possuir mecânico, ajudante e borracheiro próprios.

Agora vamos falar das variáveis intangíveis. É oportuno considerá-las para completar os cálculos relacionados ao custo por percurso diário, semanal, mensal, etc. Essas variáveis são os possíveis tributos como: ISS, Pis, Cofins e, acrescer ainda, prováveis multas sofridas pelos condutores que podem ou não ser descontadas deles. Além disso, é preciso colocar na conta todo o gasto com a distribuição de passes para cobrir a logística não atendida pelo município ou pelas terceirizadas.

E, finalmente, custos que não são comuns para todos os municípios, mas alguns os possuem. São gastos adicionais referente a instalação (ou compra de veículos) com ar condicionado, o custo das cadeirinhas, sistemas de vídeo monitoramento, equipamentos de reconhecimento facial, biométrico ou leitor de cartão e o custo dos cartões, nesse último caso, que servem para controlar a frequência.

Custo Total = Custos Fixos + Custos Variáveis

Considerando todos os itens expostos acima, será possível calcular o custo final. Para isso, você só precisará somar o CUSTO FIXO + CUSTO VARIÁVEL no transporte escolar do seu município. Assim, será estabelecida a despesa total mensal de cada veículo.

Esse dispêndio, total mensal, deverá ser dividido pelo número de dias úteis letivos para que seja estabelecido o custo diário de rodagem e, por fim, dividido pelo número de alunos transportados em cada rota, com cada tipo de veículo, para determinar o custo per capita dos alunos.

Saber o custo per capita dos alunos é extremamente importante, pois essa informação estará ligada às decisões relacionadas com a redução das despesas no seu município.

Depois de colocar tudo isso, literalmente, na ponta do lápis, você vai perceber algumas coisas: por exemplo, que o custo de operar com uma VAN escolar, em determinados casos, pode ser até 30% mais barato que operar com um ÔNIBUS. Outra coisa que você irá notar é que o gasto por aluno transportado (per capita) pode variar em mais de 25% de acordo com veículo escolhido.

Aliás, é muito importante se atentar ao custo diário per capita dos alunos, pois ele não será alterado mesmo que o estudante não o utilize ou seja infrequente. Sendo assim, é de suma importância controlar, não somente os preços dos combustíveis, das peças, dos veículos, mas também a frequência diária dos usuários do transporte escolar.

Você deve estar se perguntando: como ficar atento, monitorar e acompanhar tudo isso tendo de atender as inúmeras demandas da secretaria?

A melhor maneira para alcançar o sucesso em todos esses pontos seria investindo em tecnologia. Muitas prefeituras possuem algum tipo de sistema para o transporte escolar cuja função é mais "cadastral" do que operacional, coisa que uma planilha de Excel também faz. Sistemas de cadastros ou planilhas não agregam inteligência aos dados o que, por sua vez, só fazem as "coisas" continuarem do jeitinho que sempre foram.

Foi para resolver esses problemas que a Frotus Sistemas desenvolveu um software baseado em inteligência, para que você, através de um painel de controle, possa ver e controlar tudo em tempo real, sem necessitar "tirar" relatórios, sem precisar "montar" gráficos, nada disso. Você saberá a velocidade que os veículos estão se deslocando, quanto cada um está gastando, a quantidade de alunos transportadas naquela rota, naquele momento, enfim, esses e muitos outros indicadores, tudo em tempo real.

Agora que já foi realizado esse levantamento sobre os principais custos (fixos e variáveis) que incidem sobre a operação do transporte escolar municipal e mostrado como chegar ao valor per capita dos alunos, é hora de você se perguntar: o valor gasto todos os anos no meu município (quase sempre na casa dos milhões) poderia ser reduzido? Seria possível economizar e aplicar melhor esses recursos?

A resposta para essas duas perguntas é: sim!

Quando você passa a orientar sua gestão com base em dados, levando em consideração todos os custos envolvidos e entendendo como eles afetam o dia a dia, como eles oneram os cofres públicos, localizando onde estão os maiores gargalos, você se torna mais crítico e passa a tomar decisões mais assertivas. No nosso próximo post, vamos falar sobre 10 medidas que você poderá considerar para reduzir os custos aí na sua secretaria.

E aí? Gostou? É assim que impactamos na comunidade e podemos contribuir com sua gestão!

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