Economia no transporte escolar: tudo que você precisa saber para reduzir os custos no seu município.

No post anterior, falamos sobre os custos do transporte escolar rodoviário, agora vamos falar sobre como reduzi-los e o que você precisa fazer ou saber para tornar isso possível.

Reduzir os custos e economizar os recursos públicos deveria ser algo normal, algo comum para qualquer gestor público e não uma imposição por medo ou receio de alguma intervenção do Tribunal de Contas. Os gestores deveriam direcionar seus esforços no objetivo de fazer sobrar dinheiro e aplicá-los da melhor maneira para beneficiar ainda mais a comunidade.

Mas, para que isso seja possível, é extremamente importante que os gestores tenham algumas habilidades básicas: pleno conhecimento do "negócio", visão empreendedora e, sobretudo, atitude necessária para que seus projetos saiam do papel se tornem viáveis.

Segundo o dicionário, ATITUDE pode ser a maneira de se comportar, agir ou reagir, motivada por uma disposição interna ou por uma circunstância determinada.

No início dos anos 2000 chegaram ao país os primeiros carros com motor FLEX. Com isso, inúmeros motoristas passaram a conviver com um dilema: qual combustível é mais vantajoso? Álcool ou gasolina? De lá pra cá pouca coisa mudou, pois eles estão sempre considerando o preço diário nas bombas, fazendo as contas para entender a melhor relação (preço/km/litro) e saber qual combustível devem usar para economizar.

Mas qual a relevância disso?

Podemos perceber que essa atitude inicial de "fazer as contas" se transformou em hábito e isso é visto ainda hoje nos postos de combustível, nos supermercados, etc. Esse hábito faz parte da "cultura doméstica" da grande maioria dos brasileiros e tudo isso tem um único propósito: evitar a perda, evitar o gasto desnecessário e aplicar esses recursos em coisas mais importantes.

Essa mesma atitude, esse mesmo hábito, deveria ser adotado por todos os gestores públicos, principalmente para aqueles que cuidam do setor dos transportes, pois é uma área que, se não bem administrada, pode gerar muitos prejuízos, uma vez que seu controle ainda é muito complexo e difícil de fazer. E quem paga por essas perdas são contribuintes.

Noutro post, falamos sobre a importância de saber escolher o tipo de veículo que será usado no município para reduzir os custos de operação. Em determinados casos, a economia pode chegar até 30%. Para chegar a essa conclusão foi necessário analisar todos os detalhes: o preço do diesel em relação a gasolina, a autonomia, a transitabilidade, o custo das peças, os salários e taxas, etc.

É por esse motivo que os gestores precisam ter atitude, precisam criar o hábito de fazer as contas e calcular, colocar na ponta do lápis cada centavo que é investido. Somente sabendo exatamente onde estão os gargalos, para onde vai o dinheiro, é que será possível economizar de verdade. Ao usar os recursos públicos os administradores deveriam ter uma atitude similar a dos motoristas domésticos.

"Eu tinha 5 alunos na zona rural e suas localidades eram afastadas umas das outras, não havia escolas próximas e eles precisavam vir todos os dias para estudar na sede do município."

É assim que começa essa história. Esse caso foi relatado por um secretário de Educação de uma cidade no interior do Rio Grande do Sul e será abordado aqui devido a sua grande importância nesse grande desafio de buscar economizar os recursos públicos.

Com uma população em torno de 7 mil habitantes, o pequeno município enfrentava um problema inusitado que envolvia 5 alunos da rede municipal de ensino. Eles residiam na zona rural e todos os dias precisavam ir até a cidade para estudar. A prefeitura disponibilizava, então, todos os dias, um veículo que os buscava e os levava de volta.

Você deve estar pensando: isso é normal, aqui no meu município também enfrentamos esse tipo desafio.

O que esse gestor fez? Ele, pessoalmente, procurou as famílias desses jovens para pedir autorização para que os estudantes pudessem ficar na cidade durante a semana. Ele alugou uma casa e contratou uma pessoa, responsável para tomar conta deles. Dessa forma, o número de viagens foi reduzido de 10 viagens semanais para apenas 2.

Essa medida proporcionou uma economia mensal, aproximada, de 50 mil reais para a secretaria de educação. Imagina quanto eles estavam gastando com o transporte, considerando que o custo de manter esses jovens na cidade não é barato. A grande lição e sacada desse gestor pode nos ajudar a compreender o poder e a importância da visão. O gestor precisa ser observador, precisa estar um ou dois passos à frente, precisa "enxergar" aquilo que ninguém mais consegue ou quer ver.

E por último, vamos abordar outro ponto fundamental: o conhecimento. De nada adianta você ter atitude, iniciativa, visão, ter o hábito de fazer as coisas e não saber como ou o que fazer para ter melhores resultados. Se você está à frente do transporte escolar no seu município é de suma importância que conheça os 10 pontos que abordaremos abaixo:

1) Medidas relacionadas a gestão

O primeiro passo é "mapear tudo", entender para onde vai o dinheiro e com que frequência. Para economizar, é fundamental saber com precisão quais são todos os gastos. Além disso, é importante trabalhar fatores comportamentais com as equipes e conscientizá-las sobre o seu papel e o quanto elas são importantes nesse processo. Elas precisam entender que o dinheiro não é da "prefeitura", mas sim de "todos", e, portanto, é dever de todos cuidá-lo. De nada adiante você ter a atitude e visão, como nos exemplos acima, e o motorista da prefeitura pegar o ônibus da secretaria e ir passear pela cidade nos intervalos das viagens escolares. Todos precisam ajudar!

2) Veículos pesados

Se você "mapear tudo" irá perceber que usar um ônibus, por exemplo, implicará num custo de aquisição muito maior, taxas superiores, pneus mais caros e em maior quantidade, menor autonomia (km/litro), remunerações salariais mais altas, menor agilidade do trânsito, ou seja, salvo para os casos de lotação diária, não faz sentido algum usar um veículo pesado no seu município, uma vez que os custos são bem mais altos. Tente substituir os veículos pesados por veículos leves. Faça as contas!

3) Empresas terceirizadas

Você confia plenamente nas fichas e relatórios que as empresas terceirizadas enviam todos os meses? Você já tentou monitorar a quantidade de km/dia e notou que o motorista estava, literalmente, andando em círculos para "bater" com aquilo que estava no relatório? Não se preocupe, isso é mais comum do que você imagina! Em relação a isso, você pode fazer duas coisas: implantar um sistema de gestão e monitorar essas empresas com precisão ou eliminá-las de vez, se verificar que o custo per capita dos alunos, cobrados por elas, é superior ao que você mesmo conseguiria fazer.

4) Linhas convencionais

O mesmo se aplica ao pagamento de passes aos alunos que não possuem cobertura no transporte pelas empresas terceirizadas ou pelo município. Esse custo costuma ser muito elevado todos os anos. Se a relação do número de alunos não atendidos x o investimento necessário para atendê-los e o valor per capita dos alunos ficar abaixo do custo dos passes atual, será melhor atendê-los na sua estrutura e eliminar esse tipo de gasto.

5) Vida útil dos equipamentos

É fundamental ter no seu controle, o lançamento de todos os equipamentos com sua vida útil estipulada ou prevista. Isso combaterá e inibirá diversas fraudes, evitará que alguém ganhe por um serviço não realizado e evitará que os alunos sejam expostos a riscos. Tendo esse monitoramento, você saberá o que foi feito numa manutenção e o que precisará ser feito na próxima, quais peças foram trocadas e quais não foram alteradas.

6) Controle de datas

Da mesma forma que é necessário saber sobre a vida útil dos equipamentos, também é necessário entender sobre a capacidade de rodagem de cada veículo (andando em condições normais). Você precisa ter conhecimento de quantos quilômetros por litro eles gastam em cada percurso. Com essa informação, você saberá exatamente quantos quilômetros ou quantos dias cada veículo rodará com o tanque cheio. De acordo com a distância percorrida, você saberá de quanto em quanto tempo será necessário fazer um novo abastecimento. Assim, você evitará desperdícios, desvios e qualquer tipo de conduta inadequada.

7) Acompanhamento das manutenções

Não basta apenas saber qual a data está agendada a próxima manutenção, é preciso garantir que os serviços sejam feitos e que as peças (com sua vida útil estimada) tenham sido trocadas de fato. Por isso, você precisa saber também sobre vida útil! Se após uma manutenção, alguma peça apresentar problema e necessitar ser trocada novamente, você terá fortes indícios sobre possíveis problemas com o uso, com sua origem ou com sua verdadeira substituição. É fácil alguém dizer que trocou uma peça X numa planilha e não realizar a troca de fato.

8) Vida útil e troca de pneus

Em quanto tempo ou quilômetros percorridos os pneus da sua frota são ou precisam ser trocados? Eles são enviados para recapagem? Quanto custa? Quanto tempo duram? Já lhe pareceu estranho o fato de um motorista solicitar uma troca de pneus e você pensar: "de novo?" Isso, infelizmente, também é bem comum. Sabendo a possibilidade de rodagem dos pneus que comprou, conhecendo as distâncias percorridas por dia, semana, mês ou ano, e conhecendo o tipo de terreno, você saberá exatamente quando deverão ocorrer as trocas em cada veículo. Caso isso ocorra antes, algo pode estar errado.

9) Horas extras

Você já calculou quantas horas extras seus motoristas fazem por dia? Por semana? Por mês? Todos os meses? Você já monitorou o que eles fazem entre o momento que chegam na garagem até sua partida? Será que chegam um pouco antes, sem necessidade? Se isso acontecer apenas um único dia, não impacta muito, mas se esse comportamento se repetir numa escala anual, envolvendo vários membros da equipe, estamos falando de alguns milhares de reais. É muito dinheiro que pode estar sendo desperdiçado, seja por falta de controle ou por malandragem mesmo.

10) Investir em tecnologia

Tudo o que falamos até aqui poderá ser controlado de duas maneiras: de um jeito mais difícil ou de um modo mais fácil. A difícil seria você fazer isso através de planilhas de controle (o que dá um trabalhão e nem sempre é eficiente). A outra é você investir em tecnologia e, usar, por exemplo, o sistema da Frotus, que não só ajuda a controlar, como notifica e destaca possíveis irregularidades a partir dos dados cadastrados. Também mapeia em tempo real os gastos, os deslocamentos, a velocidade. Enfim, faz tudo isso de maneira fácil, inteligente, intuitiva.

Com a tecnologia desenvolvida pela Frotus Sistemas, você conseguirá "mapear", com facilidade, todos os custo fixos e variáveis, irá acompanhar a vida útil de cada peça e, ainda, poderá se comunicar e monitorar todo o movimento da sua equipe em tempo real. Tudo o que foi exposto acima poderá ser realizado de um jeito simples e fácil. Combater o desperdício de dinheiro público, auxiliar na gestão e melhorar o atendimento aos cidadãos, são alguns dos objetivos da Frotus Sistemas.

E aí? Gostou? É assim que impactamos na comunidade e podemos contribuir com sua gestão!

Solicite SUA APRESENTAÇÃO! Um dos nossos consultores irá mostrar a você como nossos recursos funcionam na prática e como você poderá implantar o Software da Frotus Sistemas na sua cidade também.