Manutenção da frota no transporte escolar: conheça a fórmula para evitar problemas no próximo ano.

Em inúmeros blogs encontramos conteúdos falando sobre a importância da manutenção dos veículos, mas será que somente isso é suficiente? Nesse texto vamos falar sobre outros três pontos fundamentais para minimizar os problemas com a frota no próximo ano.

Mais um ano se aproxima do fim e muito provavelmente você tenha enfrentado diversos desafios nesses 200 dias letivos com a frota escolar. Isso é algo inevitável, uma vez que, um pneu pode furar tanto em veículo deteriorado, quanto em um recém saído da concessionária.

No entanto, esse histórico de danos e quebras vai muito além dos pneus. É comum, em inúmeros municípios do país, relatos sobre problemas com o motor, com a bateria, com os freios, com a estrutura e até com falta de combustível.

Esses problemas agravam a situação e prejudicam o andamento dos trabalhos, mas pior ainda é quando isso acontece, de forma recorrente, interferindo no acesso dos estudantes e prejudicando a permanência deles na escola.

Talvez você esteja pensando ou lembrando o quanto o ano foi difícil para sua frota, talvez você tenha noção, embora sem saber ao certo como fazer, que precisa planejar melhor o ano seguinte para não sofrer tanto.

Como já falamos sobre problemas pontuais, talvez seu inconsciente tenha lhe alertado sobre a necessidade de cuidar da manutenção de forma mais efetiva e que, sobretudo, precisará de uma estratégia, bem estruturada, para evitar surpresas desagradáveis.

Neste texto, vamos falar sobre esse conjunto de fatores e mostrar como a fórmula D+P+M=E=S (Dificuldades+Planejamento+Manutenção+Estratégia=Sucesso) pode impactar muito mais na sua gestão de frota do que somente um desses itens isolados.

As dificuldades enfrentadas e a experiência adquirida

Vamos começar falando das possíveis dificuldades. Se você teve um ano ruim ou difícil, agradeça. Por quê? Porque da adversidade pode-se extrair a força. É enfrentando os problemas que você poderá adquirir experiência e se fortalecer. Agora, é preciso deixar as lamentações de lado, aproveitar todo o conhecimento gerado a partir desses percalços que surgiram e gerar dados, números, indicadores e relatórios.

Quantas vezes cada veículo quebrou? Quais foram os maiores problemas? Em quanto tempo eles foram solucionados? Quais as peças mais trocadas? Quantas famílias você deixou preocupada? Quantas vezes os alunos ficaram a pé? Quantas vezes eles chegaram atrasados na escola? Quantas vezes ficaram expostos ao risco? Quantas vezes os condutores se atrasaram ou deixaram de passar num ponto específico em determinada rota? Quantas reclamações de pais chegaram até a secretaria?

Ter um ano complicado é a realidade na maioria das cidades brasileiras em se tratando de transporte escolar. A questão é: qual o aprendizado que você tirou de todos os erros e problemas. E o mais importante: o que você vai fazer com as respostas para os questionamentos acima?

Se você não possui esses dados, se não tem informação confiável, não adianta apenas realizar a manutenção, pois não saberá e não terá controle sobre todos os fatores que podem ocasionar problemas no seu dia a dia. Mais abaixo, vamos falar como a tecnologia desenvolvida pela Frotus Sistemas poderá contribuir nesses pontos.

Se você já mapeou todos os possíveis problemas, será necessário dialogar com toda a sua equipe e se certificar que todos estejam engajados e direcionados ao mesmo objetivo: o planejamento do próximo ano! Planejar e prever o próximo trimestre, semestre ou ano é uma tarefa fácil quando se tem em mãos os dados para apoiar essa visão.

Iniciando o planejando para o ano seguinte

Mas, e quando você não tem um histórico preciso, como saber qual a melhor hora para começar a se organizar e como criar esse planejamento? Muitas pessoas, nesse período de final de ano, acabam usando desculpas como a “correria” para deixar de fazer algo ou protelar alguma atividade. Porém, pensar no ano seguinte e planejar o transporte de centenas ou até milhares de alunos, não é e nem pode ser uma tarefa para a última hora.

O planejamento precisa começar, preferencialmente, no início do último trimestre de cada ano e você vai precisar ter em mãos algumas informações básicas como: Quantos veículos e quais tipos serão usados no próximo ano? Quais serão esses veículos? Aproximadamente, quantas rotas serão? Quantos alunos serão transportados em média? Quais localidades ou bairros concentram o maior número de alunos? Quantos quilômetros serão rodados por dia? Quanto de combustível a prefeitura necessitará? Quantos condutores serão usados? Quantos monitores? Quantas contratações novas precisarão ocorrer? Onde as manutenções vão ocorrer? Se forem em empresas terceirizadas e estiverem com a agenda cheia, qual o “plano B” para evitar demora? Quais peças, obrigatoriamente, você precisará ter em estoque?

Aqui estamos trazendo apenas algumas indagações, apontando alguns indicadores para ajudá-lo a pensar em como planejar o ano seguinte. Mas em um planejamento, você precisa levar em conta também todos os demais fatores que fazem parte dos processos diários da secretaria.

Se você já está prevendo tudo isso para o ano vindouro, ótimo! Continue assim, pois está no caminho certo! Agora, se você não faz a menor ideia sobre esses pontos mencionados, é melhor sentar com sua equipe, “urgente”, e começar a planejar. Caso isso não ocorra, as chances de o próximo ano ser complicado, mais uma vez, será bem grande.

Você deve ter em mãos uma lista com todos os problemas ocorridos e outra lista com todas as medidas ou metas para evitá-los ou superá-los no próximo ano. Um dos passos mais importantes que você terá de fazer é garantir que todos os veículos estejam em plenas condições para que a prestação dos serviços aos cidadãos e, principalmente, a segurança dos alunos não seja comprometida.

Cuidando da manutenção da frota

Para falar em manutenção da frota no transporte escolar, vamos usar como referência uma cartilha criada pelo FNDE. Vamos fazer um resumo do que eles trazem em seu conteúdo sobre a manutenção da frota escolar. Mas, por que a manutenção da frota é tão importante assim?

"Não tem lugar [para sentar]. A gente fica em pé e se escora nos bancos sujos. A maioria dos bancos é quebrada. Quando faz uma curva os bancos viram, são todos rasgados", diz a estudante Sara Henrique da Silva, de 14 anos.”

Claro que existem inúmeros outros testemunhos desse tipo na internet, em todos os estados há relatos similares, mas só esse, dessa estudante de Tocantins, já responde a pergunta acima.

Estamos falando aqui não só sobre veículos sucateados, mas sobre a segurança e a integridade física das crianças. Então, vamos começar pelo básico que é entender os tipos de manutenção:

- manutenção preventiva (não há um prazo determinado para ocorrer)

- manutenção corretiva (quando já estragou alguma coisa)

- manutenção preditiva (existe prazo correto para ser realizado)

A manutenção preventiva visa garantir as boas condições do veículo (reparar, no tempo certo, pequenas avarias) para evitar surpresas desagradáveis como panes durante a viagem e para manter a segurança no funcionamento do veículo e no transporte dos estudantes.

Por exemplo, a verificação rotineira dos faróis, pisca-pisca e lanternas, pode

reduzir problemas de sinalização. Verificar a calibragem dos pneus, a geometria e o balanceamento, pode contribuir com menor desgaste. Quando existe um planejamento de manutenção preventiva para o Transporte Escolar as chances de o município ter um aproveitamento melhor e reduzir os custos com a manutenção corretiva são muito maiores.

A manutenção corretiva acontece depois que algum equipamento ou peça nos veículos sofreram algum dano sendo necessário o conserto ou substituição para que a frota volte a ficar em perfeitas condições de rodagem, sem problemas e com segurança. Deixar estragar primeiro para arrumar depois sai muito mais caro. É aqui que entra aquele velho ditado “é melhor prevenir do que remediar”, ou seja, é mais barato realizar as manutenções de prevenção do que as manutenções de correção.

A manutenção preditiva é aquela que qualquer motorista ou dono de veículo está bem familiarizado, por exemplo, trocar o óleo e o filtro, de acordo com o tempo ou com a quilometragem percorrida. Geralmente esse planejamento já é estipulado pelo próprio fabricante e tem um objetivo simples: não comprometer a usabilidade do veículo, evitar que ele estrague ou seja danificado.

Para aprofundar mais sobre a questão das manutenções, recomendamos que você veja essa cartilha do FNDE onde são mostradas algumas dicas de como é possível fazer a manutenção preventiva, preditiva e corretiva nos diferentes tipos de veículos (ônibus, embarcações, bicicletas) e obter algumas dicas para o bom funcionamento desses veículos.

Além das revisões previstas pelo fabricante (preditivas), deve-se realizar a inspeção semestral, conforme trata o art. 136 do Código de Trânsito Brasileiro (Lei no 9.503, de 1997). Além disso, é importante estar atento às normas específicas do Programa Caminho da Escola que não permite a descaracterização dos veículos escolares pelo município.

Precisamos ainda considerar e ficar atentos a outros pontos que estão relacionados as responsabilidades dessas manutenções: manutenção da frota própria e manutenção da frota terceirizada.

A manutenção da frota própria é de responsabilidade do município que deve arcar com as despesas de reparos ou substituição das peças e com os gastos da mão de obra para realização dos serviços que podem e devem ser pagos com os repasses do PNATE.

É necessário considerar onde e como realizar esses serviços. Se forem feitos numa oficina terceirizada é fundamental uma fiscalização para garantir que os reparos realmente foram realizados. Caso a frota do município seja grande, é importante considerar a criação de uma oficina própria, pois isso pode impactar na redução dos custos e agilizar os serviços, ajudando, ainda, na questão da qualidade.

A manutenção da frota terceirizada deve ficar sob responsabilidade da empresa contratada, mas você, gestor, deve ficar atento a todos os detalhes: estado de conservação, limpeza, manutenções de rotina, manutenções periódicas, equipamentos de segurança, condição dos motoristas e monitores, entre outros.

Para isso é necessário criar algum mecanismo que seja prático para acompanhar essas manutenções (elaborar um checklist de itens a serem conferidos pelos motoristas, mecânicos e monitores) ou fazer uso de algum sistema especializado nesse tipo de gestão, como o que a Frotus Sistemas oferece.

Cuidar da manutenção da frota escolar é fundamental para evitar problemas nos veículos, porém, esse cuidado é ainda mais importante quando sabemos do impacto que causa nas questões de acesso e permanência na escola.

- Quantos alunos, em todo o país, estão em situação de evasão ou abandono devido à falta de transporte escolar?

- Quantos alunos passam por situações complicadas, devido à falta de transporte, todos os dias?

Uma rápida pesquisa no Google mostra uma quantidade inimaginável de problemas que vão desde rodas caindo, bancos soltos, teto furado, vidro quebrado, fiação exposta, poeira acumulada, etc. Isso até parece uma “versão sobre rodas” do clássico infantil “ A Casa” de Toquinho e Vinicius de Moraes. Talvez sem a parte do esmero, mas mantendo a parte do bobos.

É justamente para evitar que esse tipo de situação ocorra aí no seu município que você precisa se atentar ao que estamos propondo aqui (aprender com os erros, fazer o planejamento com antecedência, cuidar da manutenção) e, para finalizar, você ainda vai precisar de mais uma coisa: a criação de um boa estratégia a ser adotada, caso o planejamento não saia como esperado ou novas circunstâncias apareçam.

Criando uma estratégia, pensando em um plano "B" ou "C"

Então, qual será sua estratégia para o próximo ano letivo caso não dê tudo certo? Qual será o plano "B"? Qual o plano "C"? Com o aprendizado obtido a partir dos erros cometidos esse ano, você não deveria cometê-los novamente no próximo ano. Isso seria atitude de amador, de alguém despreparado e não de um gestor responsável pela locomoção de milhares de estudantes que necessitam de transporte escolar todos os dias.

Vamos abordar aqui algumas estratégias (plano "B" e plano "C") que podem ser adotadas por sua gestão para melhorar a prestação dos serviços no próximo ano, minimizar os problemas e garantir que os alunos não fiquem sem ir à escola por falta de transporte, garantindo assim maior sucesso em toda a operação.

1) Deixar veículos (normais e adaptados) na reserva para substituições rápidas e pontuais, caso aconteça algum problema na frota principal;

2) Organizar e programar o cronograma das manutenções preventivas e preditivas fiscalizando sua ocorrência;

3) Conhecer as validades (máximo 10 anos) de cada veículo e organizar a substituição da frota antiga de modo intercalado para que não falte recursos;

4) Criar projetos, fazer campanhas e parcerias junto a iniciativa privada e a comunidade para arrecadar verbas extras;

5) Ter algum tipo de acordo com proprietários de ônibus ou vans para socorros quando os veículos de reserva já estiverem em uso e a necessidade aparecer;

6) Conhecer as famílias e saber quais têm condições de levar os filhos até a escola para que, numa emergência, possa alocar os veículos da frota;

7) Ter em estoque as principais peças de reposição, pois não é viável deixar os veículos estragados parados esperando a reposição chegar;

8) Investir em software especializado de gestão para ter todos os dados, criar os planejamentos, controlar toda a frota e estipular as metas;

Então, se você não possui algo melhor, tente começar por essa fórmula: (D+P+M+E=S) tente aprender com as Dificuldades, faça seu Planejamento, cuide da Manutenção, crie boas Estratégias e tenha mais Sucesso. Se você tiver outras estratégias compartilhe com a gente que iremos listar aqui.

Com a tecnologia desenvolvida pela Frotus Sistemas, você conseguirá "mapear", com facilidade, todos os custo fixos e variáveis, irá acompanhar a vida útil de cada peça, terá controle sobre as manutenções, enfim, tudo o que foi exposto acima poderá ser realizado de um jeito simples e fácil. Combater o desperdício de dinheiro público, auxiliar na gestão e melhorar o atendimento aos cidadãos, são alguns dos objetivos da Frotus Sistemas.

E aí? Gostou? É assim que impactamos na comunidade e podemos contribuir com sua gestão!

Solicite SUA APRESENTAÇÃO! Um dos nossos consultores irá mostrar a você como nossos recursos funcionam na prática e como você poderá implantar o Software da Frotus Sistemas na sua cidade também.